Seit dem 01.01.2007 haben Kaufleute und Handelsgesellschaften nunmehr auch in ihren E-Mails und Faxen die für Geschäftsbriefe geltenden Pflichtangaben zu machen.
Seit dem 01.01.2007 gilt das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG). Neben zahlreichen Änderungen in unterschiedlichen Gesetzen sind insbesondere die Vorschriften der §§ 37a, 125a HGB, § 80 AktG, § 35a GmbHG und § 25a GenG über die Angaben auf Geschäftsbriefen geändert worden. In den einzelnen Vorschriften wurde ergänzt und klargestellt, dass die Angabenpflichten in Geschäftsbriefen unabhängig davon gelten, welche Form der Geschäftsbrief aufweist. Also müssen nunmehr nicht nur schriftliche also körperliche Geschäftsbriefe, sondern auch E-Mails die zum Teil umfangreichen Pflichtangaben enthalten.
Kaufleute allgemein haben nunmehr also auch in E-Mails gemäß § 37 a HGB die Firma, den Firmenzusatz „eingetragener Kaufmann/Kauffrau oder Abkürzung e.K., e.Kfm., e.Kfr., den Ort der Handelsniederlassung und das Registergericht und die Handelsregisternummer (z.B. Amtsgericht Düsseldorf HR/A 12345 etc) anzugeben.
Offene Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften haben nunmehr auch in E-Mails gemäß §§ 37a, 125a, 177a HGB ihre Firma, den jeweiligen Firmenzusatz oder eine verständliche Abkürzung hierfür (offene Handelsgesellschaft, Kommanditgesellschaft bzw. oHG, KG), die Rechtsform (Offene Handelsgesellschaft, Kommanditgesellschaft), ihren Sitz, das Registergericht und Handelsregisternummer (z.B. Amtsgericht Düsseldorf, HR/A …) anzugeben.
Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) muss nunmehr auch in E-Mails die Firma, die Rechtsform, ihren Sitz, das Registergericht und die Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer mit Vor- und Nachnamen und, soweit ein Aufsichtsrat gebildet ist, die/den Aufsichtsratsvorsitzende(n) mit Vor- und Nachnamen angeben. Auf die Kapitalsaustattung ist bei der GmbH nicht zwingend hinzuweisen. Soll dennoch darauf hingewiesen werden, ist zu beachten, dass das Stammkapital und ggf. die noch nicht eingezahlten Stammeinlagen genannt werden.
Auch Aktiengesellschaften müssen in E-Mails ihre Firma und Rechtsform, ihren Sitz, das Registergericht, die Handelsregisternummer und alle Vorstandsmitglieder unter Bezeichnung der/des Vorstandsvorsitzenden und die/den Aufsichtsratsvorsitzende/n mit Vor- und Nachnamen angeben. Auch bei der AG müssen, soweit eigentlich nicht erforderliche Angaben über das Kapital der Gesellschaft erfolgen sollen, das Grundkapital und die noch nicht eingezahlten Aktien angegeben werden.
Die GmbH & Co. KG, also eine Kommanditgesellschaft, bei der kein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person, sondern eine GmbH ist, muss gemäß §§ 125a, 177a HGB in Verbindung mit § 35 a GmbHG nunmehr auch in E-Mails folgende zusätzliche Angaben machen: Rechtsform (Kommanditgesellschaft), Sitz (z.B. Düsseldorf), Registergericht und Handelsregisternummer („Amtsgericht Düsseldorf, HR/A 12345“), persönlich haftende Gesellschafterin (z.B. XY-GmbH), Sitz der persönlich haftenden Gesellschafterin (z.B. „Düsseldorf“), Registergericht und Handelsregisternummer der persönlich haftenden Gesellschafterin (z.B. Amtsgericht Düsseldorf, HR/B 112233), alle Geschäftsführer mit Vor- und Nachnamen und –soweit vorhanden – der/die Aufsichtsratsvorsitzende ebenfalls mit Vor- und Nachname angeben.
Die einzelnen Vorschriften sehen eine Ausnahme von der Angabepflicht vor, wenn es sich um Mitteilungen und Berichte im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung handelt und für die üblicherweise Vordrucke bestehen. Angesichts der Möglichkeit, in E-Mails gewisse (hoffentlich vollständige) Signaturen einzustellen, sollte man sich auf diese im Einzelfall schwer auszulegende Ausnahmevorschrift nicht verlassen und sämtliche E-Mails mit den vollständigen Angaben versehen.
Verstöße gegen die Angabepflichten können zu Bußgeldbescheiden der Handelsregister führen. Ob Verstöße gegen die Angabepflichten zudem auch Wettbewerbsverstöße darstellen, welche zu kostenpflichtigen und ärgerlichen Abmahnungen führen können, ist nicht sicher.
Aber auch für Kleingewerbetreibende, die handelsrechtlich nicht als Kaufleute gelten, ergibt sich in Kürze eine Änderung. Denn ab dem 22. Mai 2007 müssen diese auf Geschäftsbriefen zusätzlich zum ausgeschriebenen Vor- und Zunamen eine ladungsfähige Anschrift angeben. Dieses ergibt sich aus dem zukünftigen § 15 b GewO, der im Zuge des Gesetzes über die Neuregelung des Versicherungsvermittlerrechts geändert worden ist und am 22.05.2007 in Kraft tritt.
Über die vorstehenden sowie weitere Änderungen im Zuge des EHUG beraten wir Sie gern.